Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’association « Dynamic Actions ». Il s’applique obligatoirement à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent. Il est disponible au siège de l’association et une copie doit être remise à chaque adhérent qui en fait la demande. Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur. Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’association.

Adhésion à l’association

Complément statuts : Article 7

                                    Admission de membres nouveaux

L’association peut, à tout moment, accueillir de nouveaux membres.

Ceux-ci devront respecter les conditions et la procédure d’admission suivante :

  • La demande d’adhésion (formulaire disponible au secrétariat) sera étudiée par le Comité Direction,
  • Suivant la catégorie d’adhésion, une audition et éventuellement une « lettre de mission » seront déclinées par le Comité Direction. S’il y a « lettre de mission », celle-ci sera tracée dans document « Organisation, Fonctionnement et Gouvernance ».
  • L’adhésion, une fois validée par le Comité de Direction Elargie est applicable sous réserve d’acquitter la cotisation prévue au chapitre 2.
  • Cette adhésion sera communiquée lors de la prochaine Assemblée Générale.

                                     Refus d’admission

L’association se réserve le droit de refuser l’admission, sans avoir à motiver sa décision.

                                     Catégorie de membre : composition

Parmi ses membres, l’association « Dynamic Action Durable » distingue les catégories suivantes :

– Membres d’honneur.

– Membres Bienfaiteurs ACTIFS, ADHÉRENTS, SPONSORS, SYMPATHISANTS.

– Membres Amis de l’Association.

       Les « Membres d’honneur »

Les fondateurs soussignés de l’association sont membres d’honneur.

Ce sont des membres, déjà Eco-voyageurs et ayant contribué à un Co-développement.

Ils sont dispensés de cotisation annuelle (sauf s’ils en décident autrement) mais ils doivent acquitter le prix des services et prestations rendus par l’association. Lorsqu’ils s’engagent dans les activités de l’association, les membres d’honneur assurent bénévolement leurs fonctions suivant la « lettre de mission » définie avec le Comité Direction

  • Ils sont signataires de la charte Eco-Voyageur
  • Un membre d’honneur qui n’a plus de « lettre de mission » spécifique garde son adhésion de membre d’honneur, sauf demande contraire de sa part.
  • Ils disposent d’un droit de vote en assemblée générale

       Les « Membres Bienfaiteurs »

Toute personne souhaitant s’engager de manière spécifique dans l’association peut y adhérer soit comme :

– Membre « Bienfaiteur ACTIFS » :

        Ils contribuent par leurs compétences à des besoins identifiés par le Comité Direction en vue du bon fonctionnement de l’association.

  • Lorsqu’ils s’engagent dans les activités de l’association, les membres « Bienfaiteurs Actifs » assurent bénévolement leurs fonctions suivant la lettre de mission attribuée par le Comité Direction.
  • Ils s’acquittent pour cela de la cotisation annuelle prévue au Chapitre 2 et du prix des services et prestations utilisés (dans ce cas, ils sont obligatoirement signataires de la charte Eco-Voyageur).
  • Ils disposent d’un droit de vote en assemblée générale des adhérents.

 

– Membre « Bienfaiteur ADHÉRENT »

Ils contribuent, par leurs bénévolats et leurs cotisations, à des besoins identifiés par le Comité Direction en vue du bon fonctionnement de l’association.

  • Les membres « Bienfaiteurs Adhérents » peuvent avoir une « lettre de mission » provisoire. Sinon, ils n’ont pas d’autre contribution.
  • Ils s’acquittent de la cotisation annuelle prévue au Chapitre 2 et du prix services et prestations utilisés (dans ce cas, ils sont obligatoirement signataires de la charte Eco-Voyageur).
  • Ils disposent d’un droit de vote en assemblée générale des adhérents.

 

– Membre « Bienfaiteur SPONSOR »

Les membres « Bienfaiteur Sponsor » sont des individus, ils peuvent représenter une personne morale.   Dans ce cas, il y a 1 personne et donc 1 voix par personne morale.

  • Ils contribuent, par une libre participation financière ou matérielle, à des besoins identifiés par le Comité Direction en vue du bon fonctionnement de l’association.
  • Lorsqu’ils s’engagent dans les activités de l’association, les membres « Bienfaiteurs Sponsors » n’ont pas de mission particulière.
  • Les membres « Bienfaiteurs Sponsors » se réunissent deux fois par an en comité sous la responsabilité de l’expertise « Sponsor » de l’association (Cf. document: Organisation, Fonctionnement, Gouvernance).
  • Ils s’acquittent pour cela de la cotisation annuelle prévue au Chapitre 2 et du prix services et prestations utilisés (dans ce cas, ils sont obligatoirement signataires de la charte Eco-Voyageur).
  • Ils disposent d’un droit de vote en assemblée générale des adhérents.

 

– Membre « Bienfaiteur SYMPATHISANT »

Ils contribuent, par une mise à disposition gracieuse de leurs compétences, sans aucun autre engagement vis-à-vis de l’association.

  • Lorsqu’ils s’engagent dans les activités de l’association, les membres « Bienfaiteurs Sympathisants » assurent bénévolement leurs fonctions suivant la lettre de mission attribuée par le Comité Direction.
  • Ils sont dispensés de cotisation annuelle (sauf s’ils en décident autrement) mais ils doivent s’acquitter du prix des services et prestations utilisés (dans ce cas, ils sont obligatoirement signataires de la charte Eco-Voyageur).
  • Les « Bienfaiteurs Sympathisants » ne disposent pas du droit de vote en assemblée générale.

      Membre « AMI DE L’ASSOCIATION » : Eco-Voyageurs

Toute personne (hormis les membres du Comité Direction et du Comité Direction Elargie) souhaitant utiliser les services et prestations de l’association doit y consentir en tant que «Ami de l’association » et acquitter, pour cela, la participation Co-développement prévue au Chapitre 2 et le prix des services et prestations utilisés.

Les membres «Ami de l’association » ont la seule spécificité d’être participant à un Eco-voyage avec Co-développement. Les mineurs sont sous la responsabilité des parents ou tuteurs.

Les amis de l’association ont la possibilité, après l’Eco-voyage, d’adhérer à l’association dans une des quatre catégories « Membres Bienfaiteurs ».

  • Les amis de l’association sont obligatoirement signataires de charte « Eco-voyageur ».
  • Les amis de l’association sont informés par le site Web associatif du suivi et des réalisations de Co-développements engagés.
  • Les amis de l’association sont sous la responsabilité de leurs assurances personnelles (multirisques, rapatriement …).
  • Les amis de l’association ne disposent pas du droit de vote en assemblée  générale.

 Cotisation et tarifs

Complément statuts : Article 7

·       Adhésion à l’association

  1. Les membres d’honneur et les dirigeants bénévoles en exercice ne paient pas de cotisation (sauf s’ils en décident autrement).
  2. Les membres « Bienfaiteurs Sympathisants » ne paient pas de cotisation (sauf s’ils en décident autrement).
  3. Les « Amis de l’association » ne paient pas de cotisation (sauf s’ils en décident autrement), ils doivent s’acquitter d’une participation Co-développement uniquement en amont d’un Eco-Voyage.
  4. Tous les autres membres doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle.

·       Cotisation

  • Le montant de la cotisation est fixé chaque année, sur proposition du Comité Direction Elargie, par le Comité Direction.
  • Ce montant est validé lors de la prochaine assemblée générale et devient alors applicable. Elle est d’une assemblée générale à l’autre.
  • Le versement de la cotisation doit être établi par chèque à l’ordre de l’association, ou par virement bancaire, ou par le biais du site Web associatif.
  • Si la cotisation n’est pas versée au plus tard le jour de l’assemblée générale, le membre ne pourra pas participer aux délibérations de l’assemblée générale.
  • Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise.
  • Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.

·       Participation Co-Développement

Le montant de la participation Co-développement est fixé avant chaque Eco-Voyage, sur proposition du Comité Direction Elargie et validé par le Comité Direction. Il est alors applicable.

  • Le versement de la participation Co-développement doit être établi par chèque à l’ordre de l’association, ou par virement bancaire, ou par le biais du site Web associatif.
  • Ce versement doit être effectué au plus tard une semaine avant le regroupement des participants et de la signature de la « Charte Eco-voyageur ».
  • Toute participation versée à l’association est définitivement acquise.
  • Aucun remboursement de participation ne peut être exigé en cas de désistement, d’exclusion, ou de décès en cours d’année.

·       Prix des services et prestations rendus par l’association à ses usagers

  • Seul le prix du service et prestation « Eco-voyage » est imposé.
  • Ce prix est négocié avec notre partenaire voyagiste.
  • L’association n’en retire aucun bénéfice lucratif.
  • Ce prix est établi par le Comité de Direction Elargie, validé par le Comité Direction 6 mois avant l’Eco-voyage. Une fois validé avec le partenaire voyagiste, il ne pourra être remis en cause. Les dispositions spécifiques établies avec notre partenaire voyagiste s’appliquent.
  • Nul usager ne peut être dispensé du paiement du prix. Toutefois, le partenaire voyagiste peut accorder des remises sur le prix ou octroyer des délais de paiement, si la situation de l’adhérent le requiert.
  • L’Eco-voyageur se doit de respecter les conditions de règlement du voyagiste.
  • L’association n’a pas de responsabilité eu égard aux relations entre le voyagiste et l’usager.

Tout autre service ou prestation délivré par l’association reste au choix et à la discrétion d’une libre participation de l’usager.

·       Conséquences de l’adhésion : Droits & Devoirs

Ces « Droits & Devoirs » sont développés dans la « Charte Eco-voyageur ».

Assurances : Les usagers (Eco-voyageurs, bénévoles, partenaires) doivent souscrire eux-mêmes à leurs propres assurances. L’association décline toute responsabilité.

·       Protection de la vie privée des adhérents (Fichiers informatiques)

Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant. Ce fichier est à l’usage exclusif de l’association; il présente un caractère obligatoire.

L’association s’engage à ne pas publier ces données nominatives sur Internet.

Les informations recueillies sont nécessaires pour l’adhésion. Elles font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. Elles peuvent donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l’adhérent s’adressera au siège de l’association.

 Assemblée générale ordinaire

Complément statuts : Article 11

·       Convocation

Conformément à l’article 11 des statuts de l’association, l’assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an, au cours du deuxième trimestre de l’année civile, sur convocation du bureau (secrétariat).

  • Seuls les membres à jour de leur cotisation au plus tard le jour de l’assemblée générale sont autorisés à participer/voter à l’assemblée.
  • Ils sont convoqués au plus tard 15 jours avant la date de l’assemblée générale suivant la procédure suivante : Mail avec accusé de réception ou par une simple lettre.
  • L’information est affichée sur le site Web associatif par le secrétariat.

·       Ordre du jour

L’ordre du jour est rédigé sur proposition du Comité Direction Elargie, et validé par le Comité Direction.

L’ordre du jour est communiqué aux adhérents en même temps que la convocation.

Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée générale ordinaire, à l’exception de la révocation des dirigeants qui peut intervenir à tout moment.

Toutefois, si un membre veut voir évoquer un point supplémentaire, il a la possibilité de l’exprimer en fin d’assemblée générale ordinaire, pour information et étude complémentaire.

·       Quorum et vote

 Le quorum est fixé à 30 % des membres présents et représentés, ayant droit de vote

Le vote des résolutions s’effectue à main levée ou par bulletin secret (si au moins 1 personne demande ce type de vote) déposé dans l’urne tenue par le secrétaire de séance.

·       Décisions

L’assemblée générale élit les administrateurs membres du conseil d’administration. Elle se prononce notamment sur le rapport annuel des dirigeants, les comptes/le budget de l’association.

Elle seule, peut décider d’octroyer une rémunération aux dirigeants de l’association et d’en fixer le montant.

 Assemblée générale extraordinaire

Complément statuts : Article 12

·       Convocation

  • Les membres de l’association seront convoqués à une assemblée générale extraordinaire selon la même procédure que pour une Assemblée Générale Ordinaire.
  • Conformément à l’article 12 des statuts de l’association, une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée en cas de modification des statuts, situation financière difficile, conclusion d’un emprunt bancaire, et toute circonstance expressément prévue par les statuts, à la demande de la moitié plus un des membres inscrits.
  • Le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les formalités prévues par l’article 12 des statuts de l’association.
  • L’ordre du jour est rédigé suivant les formalités prévues par l’article 12 des statuts de l’association.
  • Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée générale extraordinaire.
  • Le quorum est fixé à 30 % des membres présents et représentés ayant droit de vote.
  • Le vote des résolutions s’effectue à main levée ou par bulletin secret déposé dans l’urne tenue par le secrétaire de séance.

·       Ordre du jour

  • L’ordre du jour est rédigé sur proposition du Comité Direction Elargie, et validé par le Comité Direction.
  • L’ordre du jour est communiqué aux adhérents en même temps que la convocation.

Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée générale ordinaire, à l’exception de la révocation des dirigeants qui peut intervenir à tout moment.

Toutefois, si un membre veut voir évoquer un point supplémentaire, il a la possibilité de l’exprimer en fin d’assemblée générale ordinaire, pour information et étude complémentaire.

·       Quorum et vote

 Le quorum est fixé à 30 % des membres présents et représentés, ayant droit de vote

Le vote des résolutions s’effectue à main levée ou par bulletin secret (si au moins 1 personne demande ce type de vote) déposé dans l’urne tenue par le secrétaire de séance.

·       Décisions

L’assemblée générale élit les administrateurs membres du conseil d’administration. Elle se prononce notamment sur le rapport annuel des dirigeants, les comptes/le budget de l’association.Elle seule, peut décider d’octroyer une rémunération aux dirigeants de l’association et d’en fixer le montant.

 

Organes dirigeants et attributions

Complément statuts : Article 9

Le document « Organisation, Fonctionnement, Gouvernance » revu chaque année par le bureau et le conseil d’administration sert de référence.

Toute évolution de ce document est présenté en assemblée générale, sans vote, ni quitus.

·       Leadership

Le Leadership collégial est composé de deux instances :

  • Le Comité Direction (CODIR) ou BUREAU, composé du :
    • Président
    • Vice-président affecté à la communication
    • Vice-président affecté à l’orientation et aux décisions associatives
    • le Secrétaire et, s’il y a lieu, le Secrétaire Adjoint
    • le Trésorier et, si besoin, le Trésorier Adjoint.

Le Comité Direction préside, négocie et conclut tous les engagements de l’association et d’une manière générale, agit au nom de l’organisme en toutes circonstances, sous réserve du respect des statuts et des décisions de l’assemblée générale.

Le Comité Direction dispose à cet effet de tout pouvoir pour notamment sélectionner les actions de l’association.

Le Comité Direction (CODIR), assisté du Comité de Direction Élargie (CODIRE), assure la direction opérationnelle de l’association.

  • Le Comité Direction Élargie (CODIRE)

Ce Comité de Direction Elargie regroupe l’ensemble du BUREAU et du CONSEIL D’ADMINISTRATION.

Il est composé du :

  • Président
  • Vice-présidents
  • Secrétaire &Trésorier
  • Représentants d’expertises
  • Sur invitation et pour avis: Référents et Partenaires.

o Les décisions sont prises de manière collégiale.
o Les « Représentants d’expertises » ont un avis obligatoire.
o Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage égal, la voix du président est prépondérante.

Le Comité Direction Élargie dispose à cet effet de tout pouvoir pour notamment :

  • Organiser le bon déroulement des processus de l’association, en référence aux « Lettres de mission » (en interne) et aux « Accords de collaboration » ou « Conditions partenariales spécifiques » (en externe).
  • Sécuriser les conditions d’exercice.

 ·       Les représentants du Bureau (5 membres au maximum) :

  • 1 Président
  • 2 Vice-présidents
  • 1 Secrétaire
  • 1 Trésorier

 Cf.  Document : « Organisation, Fonctionnement et Gouvernance »

 Les membres du bureau sont élus au sein du conseil d’administration, selon les modalités du vote à la majorité.

  • Les fonctions au sein de l’association sont interdites aux mineurs.
  • Les candidats doivent déclarer formellement leur volonté.
  • Le mandat des membres du bureau est d’une durée de trois ans. Il est renouvelable.
  • Les membres du bureau représentent l’association tant à l’égard des pouvoirs publics qu’auprès des partenaires privés.

 ·       Le Conseil d’Administration (7 membres au maximum):

 Le Conseil d’Administration inclut les représentants du Bureau et les représentants d’expertises.

Cf.  Document : « Organisation, Fonctionnement, Gouvernance »

 Les candidats doivent déclarer formellement leur volonté.

Le mandat des administrateurs est d’une durée de trois ans. Il est renouvelable.

 

Partenaires internes & externes

Complément statuts : Article 5

Pour les partenaires internes, les accords de collaboration (contenu et délégation) sont actés dans la « Charte de collaboration ».

  • Pour les partenaires externes, les Fiches « Conditions spécifiques partenariales » définissent les dispositions partenariales

Cf.  Document : « Organisation, Fonctionnement, Gouvernance »

Assurances : Les partenaires internes et externes doivent souscrire eux-mêmes à leurs propres assurances. L’association décline toute responsabilité.

Tout partenariat à l’association à quel titre que ce soit entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.

 

Fonction financière

Complément statuts : Article 9

Les membres du bureau veillent au respect des grands équilibres financiers de l’association, en maîtrisant les dépenses, assurant un flux de recettes internes et externes suffisant et au bon fonctionnement de l’association, en fixant des tarifs équilibrés.

Ils assurent par la fonction « trésorerie » ou font assurer, par les ressources internes ou externes de l’association, les tâches suivantes :

  • Le respect des forfaits de prise en charge ;
  • Le suivi des dépenses et des comptes bancaires ;
  • La préparation et le suivi du budget ;
  • Les remboursements de frais et les paiements aux fournisseurs ;
  • La transparence du fonctionnement financier envers l’assemblée générale ;
  • Les demandes de subventions ;

Fonction administrative

Complément statuts : Article 9

Les membres du bureau veillent au respect de la réglementation tant interne qu’externe de l’association.

Ils assurent par la fonction « secrétariat » les tâches suivantes :

  • La convocation et le bon déroulement de l’assemblée générale (convocation, comptes rendus) ;
  • La bonne circulation des informations à destination des adhérents ;
  • L’archivage de tous les documents juridiques, comptables et associatifs ;
  • Les déclarations en préfecture et les publications au journal officiel ;
  • La tenue du registre spécial (Dans les communes de plus de 3 500 habitants, le dépôt en mairie d’un bilan certifié conforme, si l’association reçoit de la commune une subvention supérieure à 76 300 € ou représentant plus de 50 % de son budget.).

Sanctions disciplinaires

Complément statuts : Article 7

·       Avertissement

Lorsque les circonstances l’exigent, l’association peut délivrer un avertissement à l’encontre d’un membre pour non-respect des règles établies, attitude portant préjudice à l’association, fautes intentionnelles ou refus du paiement de la cotisation annuelle.

Celui-ci doit être prononcé par le bureau, seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d’avertissement est engagée, celui-ci pouvant se faire assister par un membre de l’association de son choix.

Si l’avertissement est prononcé, une procédure d’appel est autorisée auprès du conseil d’administration par lettre recommandée avec demande d’avis de réception et ce, dans un délai de 7 jours à compter de la date de réception de la lettre notifiant l’avertissement.

·       Exclusion

Selon la procédure définie à l’article 7 des statuts de l’association Dynamic Action Durable, seuls les cas de non-respect des règles établies, attitude portant préjudice à l’association, fautes intentionnelles ou refus du paiement de la cotisation annuelle peuvent déclencher une procédure d’exclusion.

Celle-ci doit être prononcée par le conseil d’administration, seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d’exclusion est engagée.

Si l’exclusion est prononcée, une procédure d’appel est autorisée auprès du conseil d’administration, par lettre recommandée et ce, dans un délai de 7jours à compter de la date de réception de la lettre notifiant l’exclusion.

Réglementation financière

Complément statuts : Article 9

·       Modalités d’engagement des dépenses

Les membres du bureau peuvent librement effectuer seuls pour le compte de l’association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire. Toutefois pour les engagements dont le montant excède 200 €, un document écrit devra attester l’opération. Il sera visé par le président et par le trésorier.

·       Instruments de paiement

Les virements bancaires par Internet sous réserve de la confidentialité de ce code, comme celui de la carte de crédit bancaire ne sont réalisés que par le président, les vice-présidents et le trésorier.

Un document écrit devra attester l’opération. Il sera visé par le président et par le trésorier.

·       Délégations de signature

Les délégations de signature du trésorier, du président et vice-présidents figurent sur le document « Délégations de signature » joint en annexe.

·       Modalités de remboursements des frais

  • Les frais justifiés par l’activité réelle de l’intervenant bénévole, dûment missionné par l’association, sont remboursés suivant le document « Grille de forfaits, applicable sur missionnement » et sur présentation des pièces justificatives.
  • Tous les frais doivent faire l’objet d’un enregistrement permettant d’identifier clairement l’intervenant, sa mission et la nature des frais engagés suivant le formulaire « Enregistrement Frais ».

 

Sécurité des données

Complément statuts : Article 9

La sécurité des données informatiques est réalisée sur serveur associatif en ligne ou en mode sauvegarde automatisée par un abonnement de l’association à un back-up en ligne.

Modification du règlement intérieur

Complément statuts : Article 13

Le règlement intérieur de l’association Dynamic Action Durable est établi par le conseil d’administration, conformément à l’article 13 des statuts.

Il peut être modifié par le conseil d’administration, sur proposition d’un membre (hormis « les amis de l’association »), selon le formulaire : Demande de modification du Règlement Interne.

Documents disponibles :

  • Formulaire « Demande Adhésion »
  • Document « Charte Eco-voyageur »
  • Document « Délégations de signature »
  • Document « Grille de forfaits, applicable sur missionnement »
  • Document « Lettre de missionnement »
  • Formulaire « Enregistrement Frais »
  • Formulaire « Demande de modification du Règlement Interne ».

 Fait à Marseille le 16 Avril 2011 et déposé en Préfecture de Marseille.

 Fin document